Kalite Yazarak Sağlanır

Kaliteyi yazKalite neden yazarak sağlanır? Yazı insanlık tarihi kadar eski. Günümüzde yazmak, not almak artık teknolojinin sunduğu ayrıcalıklı yazılımlar aracılığıyla yapılıyor. Not almak için akıllı telefonlarımızı, dokümantasyon içinse bilgisayarlarımızı kullanıyoruz. Teknoloji ne olursa olsun yazı kullanımının değişmesi mümkün değil. Kalite yönetim sistemlerine dikkat edilirse tamamı yazılı standartlardan ve yazıya dayanan çalışma prensiplerinden oluşuyor. Yazdığını yap, yaptığını yaz ve sürekli geliştir. Peki neden yazmak ile kalite arasında doğrudan ve güçlü bir bağlantı bulunuyor? Kaliteyi yazarak sağlamak ne derecede mümkün veya gerçekçi? Yazmak ve yapmak arasındaki gücün kaynağı nedir?

ISO 9001 ve diğer tüm standartlar tüm Dünya da aktif kullanılan güncel CE standartları kısaca ürün ve hizmetlere ait ne kadar standart varsa bunların tamamı yazılı dokümanlardır. Başka bir şekilde sunumu pek mümkün değil. Ancak yazımızın asıl konusu bu standartların sağlanmasında uygulama gönüllülerinin yazma zorunluluğu. Yazarak kalite ve standart çıtasının nasıl yükseleceği.

Hayat her gün yazılması gereken ancak asla bitmeyeceğini bilmeniz gereken bir kitaptır. Bu kitabın en zor bölümleriyse Sokratesin de dediği gibi "İlk satırlarıdır. İlk satırlar en zor kısımdır ancak bir kez bu bölüm geçildikten sonra yaşanmaya değer bir hayatınız olacaktır." Bu hayat ımızı oluşturan kitap içinde diğer hayatlar ve iş hayatımızın keşistiği yaşam parçacıklarıda ayrı birer kitap haline geliyorlar ve ortak olarak bunlarıda yazıyoruz. Farkında olsakta olmasakta normal yaşamlarımızda beynimizde tıpkı bir bilgisayar gibi tüm edindiğimiz tecrübeleri yazan ve saklayan kalıcı bir alanı kullanımımıza sunuyor.

Ancak belleklerimiz düşüncelerimizi uzun dönemli ve anlık düşüncelerimizi saklama konusunda başarılı değildir. En iyi fikir ve düşüncelerinizin bile %90'lık bölümü değişken bir zaman aralığı içerisinde kaybolup gidecektir. Bu denli fazla sayıda bilgi girdisine maruz kaldığımız teknolojik! yaşam şartlarımız içerisinde malesef bu UNUTMA süremizde giderek çok daha hızlı küçülmekteyken bilim insanları "Aklınızla yazmayı unutun" uyarısına dikkat çekiyorlar. Aklınızla yazmayı bırakın, fikirlerinizi kağıda yazın..!

Düşüncelerimizi kağıt üzerine kaydetmek ve gelecekte onlarla çalışabilmek iso 9001 kalite yönetimi ve sistemin sağlığı (dolayısıyla işletmenin) açısından son derece önemlidir. O an veya dönem ne kadar canlı olursa olsun, yeni oluşan düşünceler her an aklınıza yeni gelen fikirler malesef son derece kolaylıkla unutulabilmektedir.

Her fikir bir tohum gibidir; eğer ekmezseniz o bir toza dönüşecek ve kaybolup gidecektir.  Bu nedenle tüm ISO 9001 gibi kalite yönetim sistemlerinin UYGULAMA aşamaları yazılı olmak zorundadır. Yazmanın çok güçlü kalıcı bir etkisi olduğu artık yapılmış çok sayıda psikolojik araştırmadan sonra bilimsel bir gerçek durumunda. Yazma etkisinin en efektif hissedildiği ölçülebilir ISO 9001 Kalite Yönetim sistemi dokümanlarından biri de DÖF (Düzeltici ve önleyici faaliyetler formudur). Her açılan form artık yazıya dökülmüş ve çözülmeyi bekleyen problemi yansıtır. Bunlar birikir ve unutulmazlar. Sürekli iş listesinde elinizin altında bulunurlar. Bunlar eğer yazılı olmasalardı giderek her gün unutulan ve biriken giderek işletmeyi çürüten ve kurumsallıktan koparan dev problemlere dönüşeceklerdi. En azından farkında olmanıza sağladığı katkılarla bile yazmak ve sistemi yazılı dokümante etmenin sayısız faydasından birinden söz edebiliriz.

Prosedürler, talimatlar ve iş tanımları yazılarak takip edildiğinde her aşaması unutulmadan ve atlama olasılığı olmadan aynı miktardaki düzenli girdilerle eşit kalite de çıktılar elde etmeye olağan üstü katkıda bulunacaktır. Yazmadan yapılan işlerin sonucunda sürdürülebilir bir kalite oluşması neredeyse mümkün değildir ve yazılmadığında sadece kişilerin yetenekleriyle kısıtlı miktarda sınırlı bir kaliteden öteye gidemeyecektir.