ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur

Sitemizde yer alan ISO 9001 dokümanlarını firmada kurabilmek için öncelikle PROSES' lerin tespit edilmesi gerekiyor. Bunun içinse yapmak gereken şirket içindeki her departmanın listelenmesidir. Örnek basit bir firmada aşağıdaki bölümler olabilir. Bir departmanın hiç personeli dolasıyla açık bir departmanı bu iş için ayrılmış bir bölümü yoksa bile (mesela insan kaynakları departmanı gibi) prosedürü oluşturulmalı ve mevcut parsonelden birisine görev tanımıyla insan kaynakları sorumlusu ünvanı atanmalıdır. Böylece önemli değere sahip proseslerin de oluşturulması mümkün olur ancak bunu yapmak zorunlu değildir. Eğer işletmenizde kalite yönetim sorumlunuz var ise o halde sistem kurulumu zor olmayacaktır.

Örnek bir sistem kurulum rehberini PDF olarak indirmek için bakınız.

Ortalama bir şirket yapısında temel ISO 9001 prosedürleri;

  • Üretim,
  • Satın Alma,
  • Satış ve Pazarlama,
  • Kalite Kontrol,
  • Müşteri İlişkileri,
  • Muhasebe,
  • İdari İşler gibi temel bölümler bulunmalıdır. Her proses için ayrı ayrı olmak üzere, o bölümde amacın ne olduğu, sorumluların kimler olduğu, ana sorumlu olmadığında yerine kimin bakacağı, o bölümde kullanılan ekraklar ve o bölümün detaylı işleyişini anlatan PROSEDÜRler yazılırlar.

PROSEDÜR yazımı yerine İş Akış Şeması' da hazırlanabilir. İş akış şemaları bir yönüyle görsel PROSEDÜR olarak kabul edilirler. Detaylı iş akış şemalarının kullanımı pratik ancak hazırlanma süreci yazılı prosedürlere oranla çok daha uzun ve zahmetlidir. Ancak akış şeması oluşturmak daha akıcı bir yöntem olmaktadır. Çünkü akış şemaları kolayca bir bakışta anlaşılabilir görsel bir düzene sahiptirler.

ISO 9001 Zorunlu Prosedürleri Nelerdir?

ISO 9001 alt yapısında standartın temel işlevlerini yürütebilmek için hazırlanması gereken 6 zorunlu prosedür bulunmaktadır.

  1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü
  2. Kayıtların Kontrolü Prosedürü
  3. İç Tetkik Prosedürü
  4. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü
  5. Düzeltici Faaliyet Prosedürü
  6. Önleyici Faaliyet Prosedürü

Bu prosedürün amacı ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında potansiyel uygunsuzlukların belirlenerek ortaya çıkmasının önlenmesi ile ilgili işleyişin ve sorumlulukların belirlenmesidir.

Yukarıda verdiğimiz zorunlu ISO 9001 Prosedürleriyle birlikte isteğe bağlı hazırlanana ama olması gerekli bulunan üretim, kalite kontrol, müşteri ilişkileri, satın alma, muhasebe gibi en az 6-7 adet prosedürün daha olması ISO 9001 kalite yönetim sisteminin firmanızda yarar sağlaması için oluşturulması gerekli prosedürlerdir.

İsteğe bağlı prosedürlerin sayısı ihtiyaca göre artırılabilir. Her proses ayrı bir küçük şirket olarak ele alınırsa ISO 9001 kurulması çok daha kolay ve anlaşılır olacaktır. Prosedürleri 3 şekilde hazırlamak mümkündür;

  1. Yazılı prosedürler,
  2. Akış Şeması türünde prosedürler,
  3. Hem yazılı ve akış şemalı hazırlanmış prosedürlerdir.

Her prosesin (departman, bölüm) bir prosedürü yani o bölümde işlerin nasıl yürüdüğünü, sorumluları, amacını ve nasıl çalıştığını anlatan dokümanları olmak durumundadır.

İlk olarak prosedürler hazırlandıktan sonra yapılması gereken TALİMATların hazırlanmasına başlanmasıdır. Talimatlar, prosedür yazmayı gerektirmeyecek kadar küçük ama önemli dokümanlardır. Örneğin satın alma ve üretim altında depo sistemi bulunuyorsa fakat depo çok büyük kapasiteli değilse ve takibi nispeten kolaysa o halde bir depo talimatı oluşturulabilir. Ancak depo büyük ve çok sayıda ürün ham madde içeriyorsa bu durumda PROSEDÜR oluşturulması çok daha sağlıklı olacaktır.

Talimatları küçük prosedürler gibi algılayabiliriz. Ancak talimat bir işin nasıl yapılması gerektiğini anlatan dokümanlar olduğundan farklı 2 kullanımı daha vardır.

  • Görev Talimatları
  • Makine Kullanım talimatları gibi...

Şimdi Prosedürleri hazırladıysanız, ve küçük proses alt proseslerine (depo talimatı, personel işe alım talimatı, izin kullanma talimatı, acil durum talimatı gibi) sonrasında makine kullanım ve görev talimatlarını hazırlayabilirsiniz.

İşletmede kullanılan ve belirli bir bilgi gerektiren güvenli kullanılması gereken adaptörden, imalattaki makinelere kadar, matkaptan bıçağa kadar tüm ekipmana, bilgisayar kullanımından cep telefonu kullanımına kadar tüm makine ve cihazlara kullanım talimatı yazmak faydalıdır.

Daha sonra her proseste bulunan personelin sahip olduğu iş pozisyonları ve görevleri dikkate alınarak hazırlanması gereken görev talimatlarının hazırlanması gerekmektedir.

Genel müdür görev talimatı, genel müdür yardımcısı görev talimatı, muhasebe sorumlusu görev talimatı, telefon asistanı görev talimatı... Aslında bunlar daha çok GÖREV TANIMLARI olarak ayı bir listede düzenlenirler.

ISO 9001 Listelerinin Hazırlanması

ISO 9001 listeleri nedir? ISO 9001 yönetim sistemi içerisinde her dokumanda sağ üst veya sol alt köşede bir evrak no bulunmaktadır. Bu evrak numaralarının verildiği benzer kayıtların tutulduğu dokümanlara listeler adı verilir.

Örneğin siz 12 adet prosedür oluşturdunuz. Bunlara sırasıyla bir listede PR.01 ... prosedürü, PR.02 ... prosedürü şeklinde evrak numarası verir ve bu numarayı ilgili dokümanın bir köşesine basarsınız. Aynı şekilde talimat listeside de TLM.01, ..02 gibi listeler ve ISO 9001' de doküman numaralarını bu şekilde belirlersiniz.

Listelerde mutlaka doküman oluşturma tarihi ve eski bir doküman yenilendiğinde belirtilmesi gereken revizyon numarası ve revizyon tarihi bölümü olmak zorundadır. (Örneğin REV.01 gibi). Bu revizyon numaraları da ayrıca ilgili revize edilen dokümanın sağ üst veya sol alt köşesinde belirtimelidir. Eğer evrakta revizyon yoksa boş bırakın veya 00 yazabilirsiniz.

ISO 9001 Planları

ISO 9001 süreçlerinde her iş önceden planlanan hazırlığa göre yürütülmektedir. Önceden çoğunlukla yıllık olarak araç bakımlarını, personel eğitimlerini, makine bakım ve onarımlarını, personel izinlerini, iç denetimleri, yönetim gözden geçirme toplantılarını planlayabilirsiniz. ISO 9001 planları sistem içerisinde özellikle işleri doğru sırayla yapmaya ve hızlandırmaya katkı sağlamaktadırlar.

Aynı şekilde bir planlar listesi oluşturarak her plan dokğümanı için bir evrak numarası oluşturmanız gerekmektedir. Bu listelerde mutlaka revizyon (değişiklik) tarihi ve numarası olması gerektiğini unutmayın.

Yazının 2. bölümünü okumak için http://adlbelge.com/herhangi-bir-kalite-yonetim-sistemi-kurulurken-izlenmesi-gereken-adimlar-nelerdir sayfasına bakınız.